Implementación de un CRM: cómo aprovechar al máximo esta herramienta en tu empresa

Si estás emprendiendo, la eficiencia es tu mejor aliada. Hoy en día, hay muchas plataformas que te pueden ayudar y facilitarte el trabajo diario. Entre ellas, la implementación de un CRM (Customer Relationship Management) no puede faltar en esa lista, sobre todo a medida que tu negocio comienza a crecer.

Esta herramienta permite centralizar todas las interacciones entre tu empresa y tus clientes, desde la gestión comercial y el marketing, hasta la atención al cliente. ¿Merece realmente la pena emplear este tipo de software? Definitivamente sí, implementar un CRM se traduce en una ventaja competitiva y en este artículo te contamos el porqué.

Las ventajas de un CRM para tu empresa 

La implementación de un CRM supone una ventaja competitiva para cualquier empresa. Este tipo de software permite conocer las necesidades de los clientes en profundidad y anticiparse a ellas, siendo más eficaces.

Al tener todos los datos de tus clientes centralizados en una única plataforma, las decisiones que tomes a la hora de diseñar tus estrategias serán mucho más informadas y, por tanto, efectivas. Veamos un poco más en profundidad las ventajas de un CRM en una empresa:

1. Ayuda en la toma de decisiones. Tomar una decisión sin información en la que basarte es ir a ciegas y son muchas las posibilidades de que termines escogiendo mal. Por ello, un CRM puede ser una gran aliada para tomar decisiones fundamentadas y precisas, ya que recoge los datos de los clientes y hace un seguimiento completo de los procesos.
2. Acceder a la información en tiempo real. Los CRM permiten acceder a los datos en tiempo real para poder usarlos siempre que se necesite. Además, si escoges un CRM en la nube también podrás acceder a la información en cualquier momento, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
3. Crecen las ventas. Conocer el comportamiento de tus clientes, sus preferencias y necesidades, te permite adelantarte a ellos, descubrir oportunidades y potenciar tus ventas. No solo eso, sino que al conocer mejor los gustos de tus clientes podrás fortalecer la relación con ellos e incrementar la retención.
4. Segmentación de clientes. Al tener todos los datos de tus clientes, un sistema CRM permite segmentar según diferentes criterios como la ubicación, demografía, historial de compras. Esto te facilitará la personalización de tus estrategias de marketing y mejorar su eficacia y precisión.
5. Automatización de tareas. Por otra parte, estas herramientas automatizan numerosas tareas, liberando al equipo humano de hacerlas. Esto no solo reduce la carga de trabajo, sino que permite que tu equipo se esfuerce en tareas más importantes del core de tu empresa.
6. Equipos más productivos. Tu equipo de ventas tendrá todo centralizado, lo que le permitirá organizarse y obtener información más fácilmente y, por tanto, ser más productivo.
7. Escalabilidad. Contar con un sistema CRM implementado facilita el crecimiento de tu negocio. Los CRM basados en la nube, en particular, son fácilmente escalables, permitiendo que el sistema crezca sin complicaciones a la vez que tu empresa
8. Informes detallados. Otra de las claves de estas herramientas es que proporcionan informes con datos clave. Esto permite saber cómo están funcionando tus diferentes estrategias y procesos y, de esa forma, corregir posibles errores para seguir mejorando y creciendo.

Primeros pasos, ¿cómo usar un crm?

Muchas empresas retrasan la implementación de un CRM por no comprender muy bien su funcionamiento. Por ello, no queríamos irnos sin ayudarte también con esta parte y contarte los primeros pasos sobre cómo usar un CRM.

1. Análisis del negocio. El primer paso es comprender la situación actual de tu empresa y detectar qué problemas necesitas resolver con el CRM. Este análisis te ayudará a elegir mejor y usarlo estratégicamente. Para ello, hazte preguntas como ¿cuál es el presupuesto disponible?, ¿cómo se gestionan actualmente los clientes y leads?, ¿qué procesos siguen los diferentes equipos?, ¿qué características tiene tu mercado? Con este análisis podrás identificar áreas de mejora y definir el rol que tendrá tu CRM.
2. Define tus objetivos. Ya has analizado tu empresa, ahora es el momento de definir los objetivos que deseas alcanzar implementando un CRM. Algunos objetivos comunes son: mejorar la captación y gestión de leads, aumentar la tasa de conversión, mejorar la fidelización y retención, automatizar tareas repetitivas, centralizar toda la información de clientes, etc.
3. Elección del CRM. Existen dos tipos: el local, que se instala en los servidores de tu empresa, ofreciendo mayor control pero también requiere mayor inversión; y el CRM en la nube, al que se accede a través de internet, siendo más flexible y económico. En función de tus necesidades y presupuesto, tendrás que optar por uno y otro. Analiza las características de cada uno y decide cuál adoptar.
4. Mapeo de procesos. Antes de implementar el CRM, es importante definir claramente cómo funcionan tus procesos actuales. Identifica cada acción, los responsables involucrados, plazos y posibles resultados. Durante este análisis podrás identificar cuellos de botella, redundancias y falta de información. Esta etapa es clave para configurar el CRM de forma lógica y adaptada a tu forma de trabajar.
5. Implementación. Ahora sí, ya puedes implementar el CRM elegido previamente. Usa toda la información recopilada y organizada anteriormente para configurarlo y personalizarlo según tus necesidades. Recuerda que cuando implementes la herramienta debes migrar en el sistema toda la información de tus clientes, además de la de tus prospectos, configurar el embudo de ventas e integrar el CRM con otras herramientas que ya uses.
6. Forma a tu equipo. El éxito del CRM depende en gran medida de que tu equipo lo use correctamente. Por ello, es crucial que formes a tus empleados en su utilización.
7. Realizar pruebas. Ahora puedes probar todas las funcionalidades del CRM implementado. Para ello, ejecuta escenarios piloto para identificar errores e ineficiencias y soluciona los posibles problemas técnicos con los que te encuentres.

En definitiva, la implementación de un CRM es una inversión estratégica que puede transformar tu empresa mejorando la eficiencia y mejorando la relación con tus clientes a largo plazo.